Az elektronikus megoldások térnyerése ellenére az iratrendezők továbbra is fontos szerepet játszanak a háztartásokban és az irodákban, ha papír alapú dokumentumok kezeléséről van szó. Ezekkel a sokoldalú irodai eszközökkel rendezett és strukturált módon tárolhatók a fontos iratok, így könnyen megtalálhatóak és elérhetőek, amikor szükség van rájuk.
Az iratrendezőket általában fiókos szekrényekben vagy polcokon helyezik el az irodában, ahol a munkatársak könnyen hozzáférhetnek. Általában a dokumentumok jellege vagy a cég szervezeti felépítése szerint kerül elrendezésre. Külön tárolhatjuk a számlákat, a munkaszerződéseket, adóbevallásokat, nyilatkozatokat stb. Egyértelmű és gyors megkülönböztetésre a gerinc feliratok vagy az iratrendező színe is alkalmas.
Az iratrendező nem csak nyomtatványok tárolására alkalmas
Az iratrendező használata azonban nem korlátozódik csak a hagyományos papír alapú dokumentumok kezelésére. Az elektronikus dokumentumokat is kitűnően lehet benne gyűjteni, ugyanis egy lefűzhető genothermben CD-lemez vagy pendrive is tárolható. Ez különösen akkor előnyös, ha a dokumentumok száma jelentős, nem szeretnénk kinyomtatni mindent, de a cégnek szigorú adatvédelmi előírásoknak kell megfelelnie.
A legfőbb szempont, amikor iratrendezőt vásárolunk, a hosszan tartó minőség, a kedvező ár a szükségleteknek megfelelő kapacitás. A strapabíró megjelenést az erős karton, a megerősített sarkak és kihúzó lyukak, vagy a PP anyaghasználat biztosítja. Fontos a megbízhatóság, ugyanis a legtöbb dokumentumot évekig kell tárolnunk, és ha bizonyos időnként elő is vesszük őket, azt az iratrendezőnek is bírnia kell.
Nagy mennyiségű iratot is belepakolhatunk
A legtöbb iratrendezőt napi használatra tervezték és nagy mennyiségű, több száz lap tárolására is alkalmasak. A cserélhető gerinc címkéknek köszönhetően a tárolt tartalom egyszerűen nyomon követhető. A legnépszerűbbek az emelőkaros iratrendezők, amelyekben biztonságosan lefűzhetők a nyomtatványok és nem kell attól tartanunk, hogy valamelyik oldalon kicsúsznak a lapok.
Ha szeretnénk otthon vagy az irodában rendezetten és könnyen visszakereshető módon raktározni szerződéseket, számlákat, tervrajzokat, prospektusokat vagy egyéb nyomtatványokat, akkor egy praktikus iratrendező rendkívül gazdaságos és észszerű megoldás erre a célra.
